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一、 梗概

系统背景

会议作为企业集体决策及重要事项部署的最关键管理行为,是企业的核心管理业务之一,但实际管理业务常面临一些问题:

会议议题材料采用人工收集整理,耗时费力;

议题材料传递方式分散导致效率低下,易产生缺失;

查询会议室使用情况过程繁琐;

会议决策者难以实时了解议题更新、补充材料,影响决策效率;

会议相关材料和信息零散分布,难以体系化查阅与统筹;

会议结束后信息整理进展难以快速、体系化跟踪。

系统概述

本系统是建立在 FlowPortal BPM 业务流程管理平台之上的会议管理系统。通过ExtJS 强大的实现能力,搭建起一套功能全面的文档管理解决方案。

集成会议看板、会议室管理、会议类型管理、会议发布和会议查询等功能,让使用者能够方便快捷的管理与发布会议,为公司的运营和管理需要提供强大支持


应用场景

会议管理系统适用于各类对会议管理有需求的组织,尤其是对各种企业、政府、事业单位、制造行业、大型机构等组织有更大的意义。通过信息化手段改善企业会议的会议计划、准备、会议通知、议题文件传递、会议纪要等管理业务,在会议流程的各个阶段自动通过邮件等通讯手段通知各节点人员,提升会议组织及决策的效率、效果,保证工作质量,提升企业执行力。

核心价值

简单、轻松、高效、直观,提高会议组织效率,减少各类交付错误。

提升会议组织与管理效率;

整合办公资源,节省管理成本;

保障会议规范,加速信息传递;

加强综合管控,深化体系统筹,实现会前、会中、会后全流程管理;

全面智能及时的提醒与查询统计,促进管理提升。

系统功能



使用前配置

使用前,需配置系统通知用邮箱,本系统中所有通知邮件均以此邮箱进行发送。配置过程如下。

以记事本的方式,打开FlowPortal根目录(默认安装位置C:\ProgramFiles (x86)\FlowPortal.net 5.x)下的Server.config,使用CTRL+F打开查找功能,搜索smtp定位到下图所示位置。随后根据下表配置必填字段。

该系统采用邮件通知,所以所有账号需在创建时或创建后的个人设置中设置接收通知用的邮箱。






邮箱服务器必填字段:





首页

会议管理系统首页为会议看板,可显示每周的会议室使用情况及会议时间。






我发布的会议

此页面可查看当前登录账号参与的会议。






会议应答

当会议未开始时,可选中会议条目,点击应答按钮对会议是否参与进行应答,仅可应答自己的状态。





我发起的会议

在该页面可查看当前登录账号已发起的会议,可以点击发起会议按钮发起会议流程,双击会议条目,可查看该会议的信息及流程追踪。选中会议条目,点击菜单栏中的更改或删除,可对会议条目进行相对应的操作。





会议发布

当选择的会议室在所选时段被占用,则无法提交流程,通过点击参会人员,可批量添加参会人员。